Como criar perfis de trabalho para encontrar funcionários valiosos?

Antes de cada gerente ou gerente de RH, mais cedo ou mais tarde, torna-se a questão de preencher uma vaga. Escolher um bom especialista não é uma tarefa fácil. Para esse fim, os gerentes costumam elaborar perfis de trabalho que ajudam a navegar pelos requisitos do candidato.

Definição de um conceito

Os perfis de cargos são um conjunto de competências profissionais e pessoais que um candidato a um emprego deve atender. No momento, não há uma descrição formalizada das características que um representante de uma determinada profissão deve possuir e, portanto, os gerentes elaboram esses documentos de forma independente.

Podemos dizer que o perfil do cargo é um tipo de padrão segundo o qual o funcionário deve cumprir suas funções. A descrição deve ser detalhada e, o mais importante, realista. O documento deve exibir os seguintes itens principais:

• o lugar e o significado da posição na estrutura organizacional de uma empresa em particular;
• responsabilidades funcionais que devem ser desempenhadas pelo funcionário aceito para este cargo;
• um perfil que lista as principais competências que um candidato a um cargo deve possuir;
• qualidades pessoais necessárias para o desempenho de certas funções;
• lista mínima de requisitos que a organização apresenta a seus funcionários.

Assim, podemos dizer que os perfis de cargos são um conjunto de características que um funcionário deve atender. Este é um padrão específico que descreve as responsabilidades, bem como a qualificação e os parâmetros pessoais do candidato.

Por que preciso de perfis de trabalho

Os gerentes de RH enfrentam regularmente a questão de fechar uma vaga. Não tendo elaborado um perfil exaustivo do cargo, você não deve prosseguir com a seleção direta de funcionários. Este documento é uma dica usada nos seguintes casos:

• seleção de candidatos para preencher vagas;
• para certificação de pessoal que já trabalha, a fim de revelar o grau de conformidade com o cargo ocupado (isso também se aplica aos funcionários que passaram pelo período de estágio);
• a fim de elaborar planos de treinamento de pessoal e treinamento avançado;
• se você precisar criar uma reserva de pessoal para o futuro;
• a fim de planejar o crescimento da carreira e promover ainda mais os funcionários para cargos seniores na organização.

Muitas vezes, o perfil de trabalho de um candidato a uma publicação é confundido com a descrição do trabalho. A diferença fundamental entre os dois documentos é que o segundo é compilado com base em requisitos legais. A descrição do cargo é um documento geral preparado para a profissão como um todo, e não para um funcionário específico de uma organização específica. Ele define as principais responsabilidades e condições de trabalho. Um perfil de trabalho é um documento de natureza local que não possui requisitos claros de conteúdo e estrutura. O gerente de pessoal (ou outros funcionários) o compila com base em sua própria experiência ou na prática geral da organização.

Competências profissionais

Cada posição exige que um funcionário possua certas competências. Essas são características de qualificação necessárias para a execução de determinadas obras. Portanto, o perfil de competência de uma postagem geralmente inclui os seguintes itens:

• pensamento estratégico (implica a capacidade de fazer planos de longo prazo, levando em consideração possíveis riscos e opções alternativas);
• influência sobre os outros (a capacidade de defender o ponto de vista de alguém, bem como convencer os outros de sua correção);
• habilidades de resolução de problemas (capacidade de responder adequadamente a situações e dificuldades fora do padrão, além de encontrar rapidamente maneiras de sair delas);
• busca de informações (seleção e filtragem de dados, capacidade de encontrar e usar fontes relevantes);
• capacidade de trabalhar com clientes e contrapartes (levando em consideração interesses, entendendo a psicologia, satisfazendo desejos e necessidades);
• flexibilidade (resposta rápida e tomada de decisão de acordo com uma situação em mudança);
• foco na qualidade (conhecimento e cumprimento de todos os requisitos e normas, bem como o desejo de melhoria contínua).

Dependendo da posição em questão, a lista de competências pode ser ampliada ou reduzida. O perfil profissional da posição contém não apenas requisitos, mas também o grau de gravidade (básico, alto, máximo). Este indicador pode ser determinado por uma entrevista ou por testes psicológicos especiais.

Como é compilado

A elaboração do perfil de uma postagem é um processo bastante trabalhoso. Sua necessidade se deve ao fato de que este documento permite determinar os parâmetros que um funcionário valioso deve ter. Tendo formulado corretamente o perfil, o pessoal de RH facilita muito o processo de busca e seleção de novos funcionários. Ao compilar um documento, vale a pena seguir várias recomendações e regras:

• O título do post deve ser conciso e refletir claramente sua essência. Também vale a pena escrever uma breve descrição que conterá uma lista das principais responsabilidades do funcionário. Pode ser apresentado como uma lista de tarefas. Essa será a base do perfil da postagem.
• A lista de informações básicas sobre o cargo deve incluir não apenas a ordem do trabalho, mas também o tamanho do salário, que será um dos pontos principais da entrevista. Também vale a pena descrever a hierarquia de subordinação, bem como uma lista aproximada de pessoas com as quais o novo funcionário terá que interagir.
• Desempenhar funções de trabalho requer um conjunto de competências específicas. Esta lista não deve ser muito extensa (não mais que 10 pontos). Pode ser compilado com base na experiência pessoal, pesquisa teórica, observações dos funcionários e também em uma pesquisa sociológica. Você pode dividir competências em vários grupos (por exemplo, específicos e corporativos).

O perfil deve ser conciso e amplo. Isso permitirá que você obtenha informações abrangentes sem gastar muito tempo processando-as.

Os principais estágios da criação

O desenvolvimento de um perfil de trabalho inclui várias etapas sucessivas:

• Na primeira etapa da preparação do documento, as descrições de cargo devem ser cuidadosamente estudadas, bem como todas as informações relacionadas às especificidades da empresa. Você pode realizar entrevistas com funcionários ou uma pesquisa sociológica usando formulários padronizados.
• A seguir, é determinado o círculo de pessoas que estarão diretamente envolvidas no trabalho. Frequentemente, os especialistas em RH lidam com esse problema. No entanto, também é importante envolver gerentes de outros serviços para os quais os perfis são compilados. O trabalho pode ser realizado em conjunto ou separadamente, com a subsequente integração dos resultados em um documento de trabalho final.
• O terceiro estágio envolve o estudo da estrutura organizacional da empresa, a fim de determinar o lugar de uma posição nela. Os subordinados devem ser identificados, bem como superiores imediatos, a quem o novo funcionário manterá um relatório.
• A seguir, é apresentada uma descrição detalhada das responsabilidades funcionais que correspondem a uma posição específica. A base não são apenas atos jurídicos, mas também experiência pessoal em uma empresa específica.
• No quinto estágio, o gerente de pessoal (ou outro especialista envolvido na preparação do perfil) deve determinar a lista de conhecimentos e habilidades necessários para o desempenho das tarefas. É sobre competências profissionais.
• Tendo definidas competências, é importante distribuí-las de acordo com o grau de importância e o nível em que um especialista deve possuí-las. Isso facilitará o processo de seleção.
• Em seguida, os participantes do grupo de trabalho devem determinar quais características pessoais um candidato a preencher uma vaga deve ter. Às vezes, os traços de caráter são ainda mais importantes que as competências profissionais, porque os últimos podem ser desenvolvidos e os primeiros podem se tornar um sério obstáculo ao processo de trabalho.
• Na oitava etapa, é necessário determinar os requisitos gerais para o empregado. Geralmente é sexo, idade, nível de escolaridade ou experiência profissional e assim por diante. Vale ressaltar que os dois primeiros sinais nem sempre são apropriados para uso, porque a lei pode interpretá-los como discriminação.
• O último estágio envolve a definição de critérios de acordo com os quais a eficiência do trabalho do funcionário será determinada. Eles podem ser usados ​​durante o período experimental ou para avaliação periódica da qualidade do trabalho dos trabalhadores existentes.

Vale ressaltar que esse algoritmo não é obrigatório para conformidade em todas as organizações. Dependendo do tamanho da empresa, bem como das especificidades de sua estrutura organizacional, alguns estágios podem ser perdidos e outros adicionais também podem ser introduzidos.

Compilação de Amostras

No momento, não existe uma forma unificada de acordo com a qual um perfil dos requisitos para a posição seja compilado. E as próprias profissões em cada empresa podem ter requisitos específicos. No entanto, os gerentes de RH já desenvolveram uma certa prática de acordo com a qual um perfil de trabalho é compilado. Uma amostra pode ser assim:

• cargo de acordo com a tabela de pessoal;
• breve descrição (o que o funcionário deve fazer);
• condições essenciais (horário de trabalho, nível de remuneração, etc.);
• requisitos apresentados ao candidato para o cargo (nível de instrução, experiência profissional em um campo específico, certas habilidades especiais);
• lista estendida de responsabilidades do trabalho;
• competências corporativas que um funcionário em potencial de uma organização específica deve possuir;
• testes psicológicos e outros métodos para avaliar a conformidade do funcionário com uma posição específica.

Este é um modelo aproximado. Na maioria das vezes, essa é a estrutura do perfil do trabalho. A amostra pode ser expandida ou reduzida, dependendo da estrutura da organização. Parâmetros adicionais também podem ser inseridos para postagens específicas.

Perfil de RH

O gerente de pessoal é um dos cargos mais responsáveis ​​da empresa, porque a composição qualitativa dos funcionários depende desse funcionário. Portanto, demandas especiais são feitas aos funcionários, refletidas em um documento como o perfil do cargo. Uma amostra pode ser a seguinte:

• habilidades de trabalho com pessoas (o gerente de pessoal deve ter comunicação e resolução de disputas);
• envolvimento rápido (o especialista em RH não deve ser indiferente, ele deve ter interesse em resolver certos problemas);
• tomar iniciativa em questões relacionadas à melhoria da estrutura e qualidade do pessoal;
• abertura à comunicação (essa qualidade é necessária tendo em vista as características específicas da posição);
• entusiasmo em resolver problemas atuais;
• humor positivo, que será transmitido a todos os outros membros da equipe;
• capacidade de conduzir uma conversa (é o gerente que desempenha o papel principal na conversa com funcionários em potencial e reais);
• habilidades de liderança;
• habilidades de falar em público (para apresentar relatórios e relatórios à alta gerência, bem como conduzir seminários para subordinados);
• pensamento não padronizado para tomar decisões criativas em situações de emergência;
• habilidades oratórias, persuasão de declarações;
• velocidade de pensamento e rapidez nas ações;
• capacidade de se adaptar às mudanças nas condições (além de ajudar os funcionários recém-contratados);
• falta de medo de risco (essa característica deve ser moderadamente pronunciada);
• independência na tomada de decisão;
• a capacidade de experimentar e encontrar novas abordagens de gerenciamento;
• um senso de humor que ajuda a anular situações estressantes e estressantes.

O perfil do cargo do gerente responsável pela seleção de pessoal deve ser elaborado com cuidado especial, porque esse cargo é uma das chaves em qualquer empresa. Uma pessoa que se candidata a esta posição deve cumprir totalmente os requisitos, porque é sobre seus ombros que a responsabilidade pela formação do pessoal ficará a cargo.

Requisitos do gerente de vendas

Muitas vezes, você pode encontrar uma vaga como gerente de vendas. Apesar de muitos jovens iniciarem suas carreiras com trabalhos semelhantes, são exigidos requisitos bastante sérios aos candidatos que já estão nesse estágio. Um perfil típico de uma posição de gerente de vendas é o seguinte:

• disponibilidade para comunicação constante com uma ampla gama de pessoas (fornecedores, clientes, clientes e assim por diante);
• capacidade de tomar decisões rapidamente após negociações com contrapartes;
• a capacidade de manter um clima otimista na conversa, bem como criar uma atmosfera de confiança;
• criatividade do pensamento (importante na apresentação do produto);
• a capacidade de organizar racionalmente seu tempo (já que o trabalho envolve muitas reuniões e negociações diárias);
• tom diplomático na comunicação com contratados e clientes;
• equilíbrio emocional, capacidade de manter a calma em situações estressantes, bem como encontrar rapidamente uma saída para os conflitos;
• a capacidade de encontrar uma linguagem comum com diferentes tipos de personalidades;
• lealdade ao produto que está sendo vendido.

Vale ressaltar que é dado um perfil muito aproximado da posição. Um exemplo pode ser expandido ou abreviado, de acordo com as necessidades de uma organização específica.

Abordagens básicas ao perfil do trabalho

O desenvolvimento de um perfil de trabalho pode ser realizado de acordo com duas abordagens principais:

• A abordagem situacional implica que o documento é compilado em caráter emergencial quando é urgente fechar um posto vago. Como o tempo é muito limitado, o documento é elaborado muito aproximadamente, indicando apenas os requisitos mais básicos para um funcionário em potencial. No futuro, esta peça de trabalho pode servir para formar um perfil completo.
• A abordagem metodológica implica um trabalho minucioso, como resultado do desenvolvimento de características claras da posição, competências necessárias, qualidades pessoais e áreas funcionais de responsabilidade. Ele conterá todas as informações abrangentes e, portanto, será considerado um documento de trabalho na busca e seleção de pessoal. À medida que a organização passa por reformas, o perfil também passa por mudanças.

achados

Vale ressaltar que, para a seleção bem-sucedida de pessoal, é importante que o perfil do cargo seja elaborado na empresa. É bastante difícil dar um exemplo de documento unificado, pois esse problema não é regulamentado por lei, mas permanece a critério dos gerentes da empresa.

O perfil é uma das principais ferramentas usadas na seleção de candidatos para uma vaga vaga específica. Além disso, de acordo com este documento, pode ser realizada a certificação periódica do pessoal ou a verificação com base nos resultados do período experimental. Dependendo dos resultados do estudo, orientações para melhorar o nível de qualificação podem ser identificadas.

Ao compilar um perfil, uma das duas abordagens pode ser usada. Uma situação ocorre quando é urgente fechar uma vaga. Nesse caso, a descrição do trabalho pode ser feita muito aproximadamente, indicando apenas as principais características. Se falamos sobre a abordagem metodológica, um documento detalhado e minucioso está sendo desenvolvido, constantemente usado na prática de seleção de pessoal.

O processo típico de desenvolver um perfil de trabalho envolve passar por várias etapas sucessivas. Para começar, estudamos as características da profissão, bem como os requisitos para ela, apresentados por atos legais regulamentares. Também é necessário formar um grupo de especialistas competentes que participarão da preparação dos documentos. O perfil é compilado levando em consideração a estrutura organizacional da empresa e, portanto, também deve ser cuidadosamente estudado. A parte principal do documento é uma descrição das responsabilidades do trabalho de um funcionário em potencial, bem como os requisitos de competências. Também vale a pena prestar atenção às qualidades pessoais (sociabilidade, resistência ao estresse etc.).