Vídeo: Aula 07 - Organização e Administração de Arquivos - Arquivologia - Valentini 2024, Julho
A posição de um funcionário do arquivo é chamada de arquivista. A principal tarefa de um especialista neste campo é organizar o trabalho do próprio arquivo e a circulação da documentação nele. Esses profissionais são necessários sempre que houver uma grande rotatividade de documentos oficiais, especialmente em organizações relacionadas a seguros, finanças e, em particular, em empresas estatais. O documento principal ao qual o novo funcionário deve se referir é a descrição do trabalho do arquivista.
Disposições Gerais
Somente o chefe da empresa pode aceitar ou demitir o arquivista. Além disso, antes de tudo, ele deve se referir à legislação atual do país. As instruções devem indicar a pessoa que é o chefe direto do especialista que ocupa esse cargo.
Para trabalhar como arquivista, uma pessoa deve receber uma educação profissional inicial e, em seguida, pode ser aceita para uma posição mesmo sem experiência neste campo. Há uma opção de que uma pessoa com ensino médio ou geral consiga um emprego, mas deve receber treinamento especial nessa direção. A experiência de trabalho para esta posição é opcional.
O que deve saber
A descrição do trabalho do arquivista da empresa sugere que o funcionário deve ter certo conhecimento: ele é obrigado a estudar os regulamentos, instruções e toda a lista de documentos legais relacionados à condução dos negócios no arquivo desta organização. Além disso, ele deve saber como armazenar, usar documentos e também de acordo com quais padrões aceitá-los e entregá-los. Seu conhecimento deve incluir um único sistema estadual de trabalho de escritório. Além disso, ele deve entender como as descrições dos documentos armazenados são compiladas, quais deles precisam ser armazenados permanentemente e quais apenas temporariamente, além de elaborar atos relativos à sua destruição.
A descrição do trabalho do arquivista assistente implica que ele deve saber como as coisas são feitas, por quais regras elas são preparadas para uso e segurança futuros, como os registros são mantidos e as declarações são preparadas na empresa. Essa pessoa deve entender a estrutura da empresa em que trabalha, bem como as regras para o uso de equipamentos e todos os meios técnicos necessários para realizar o trabalho no arquivo. Além disso, ele é obrigado a conhecer todas as regras e leis internas da organização, incluindo proteção do trabalho, segurança contra incêndio, rotinas e assim por diante.
Deveres
A descrição do trabalho do arquivista de uma instituição orçamentária implica que ele deve executar determinadas funções: realizar trabalhos relacionados ao arquivamento, preservar a documentação arquivada, registrar os documentos recebidos, desenvolver a nomenclatura e verificar a correção do registro de arquivos antes do arquivamento. Se houver tal necessidade, ele criptografa as unidades de armazenamento, sistematiza a localização dos casos e os coloca no registro.
A descrição do trabalho do arquivista de uma instituição médica sugere que ele prepare descrições resumidas da documentação armazenada, sua distribuição em unidades temporárias e ilimitadas. Ele deve manter registros e destruir documentos em tempo hábil, cuja validade já expirou, e também desenvolver um sistema pelo qual será possível encontrar de maneira simples e rápida o documento desejado.
Outras funções
Além disso, suas responsabilidades profissionais exigem presença durante o exame para a disponibilidade de documentos para a ciência e não apenas. Ele deve garantir que os documentos permaneçam intactos e, se necessário, realizar trabalhos de restauração com eles. Esse especialista também garante que as instalações do arquivo tenham todas as condições necessárias para o armazenamento normal de documentos.
O arquivista deve monitorar a implementação das regras de proteção contra incêndio, bem como usar meios técnicos modernos para trabalhar com documentos. A pedido dos funcionários e visitantes da organização, ele é obrigado a emitir cópias ou originais da documentação arquivada, elaborar referências usando as informações disponíveis no arquivo e preparar relatórios sobre seu trabalho.
Direitos
A descrição do trabalho do arquivista médico sugere que ele tem certos direitos. Ele pode solicitar e receber documentos relacionados ao seu trabalho. Se necessário, ele pode cooperar com especialistas de outros departamentos da empresa ou de outras organizações, se isso o ajudar a resolver seus problemas competentes. Se houver essa necessidade, ele poderá representar os interesses de sua empresa em outras organizações em quaisquer questões diretamente relacionadas ao trabalho do arquivo.
Uma responsabilidade
A descrição do trabalho do arquivista assume que ele é responsável pela falha no cumprimento de seus deveres e pelo trabalho de baixa qualidade, por fornecer informações falsas ou distorcidas sobre as tarefas executadas, por se recusar a atender aos pedidos das autoridades.
Além disso, ele é responsável por situações em que foram identificadas violações, violações de segurança ou outras ações que ameaçam o funcionamento normal da empresa, e o funcionário não as notificou e não tomou nenhuma medida para eliminar o problema. O arquivista é responsável por violar os padrões trabalhistas.
Condições de trabalho
A descrição do trabalho do arquivista sugere que a gerência da organização determine as horas de seu trabalho de acordo com a legislação trabalhista. Em caso de necessidade de produção, a empresa deve fornecer a ele um local de trabalho levando em consideração todas as normas e padrões, bem como tudo o necessário para a implementação de viagens de negócios, inclusive locais. Ele também tem o direito de assinar documentos dentro de sua competência.
Conclusão
O principal documento no qual o especialista aceito para esta posição deve confiar é a descrição do trabalho do arquivista. Independentemente da organização em que trabalha, os direitos, obrigações, funções e conhecimentos praticamente coincidem e podem variar de acordo com as necessidades de uma empresa específica e com as tarefas que a equipe de gerenciamento atribui a seus funcionários.
Esse trabalho requer atenção, perseverança, conhecimento das regras de segurança para documentos importantes, conhecimento da avaliação do valor de determinados documentos, além da capacidade de organizar, localizar e criptografar rapidamente documentos. Outro fator importante é trabalhar com as pessoas, porque a profissão de arquivista envolve a emissão e recepção de vários documentos, verificando a correção de sua compilação e autenticidade. Somente uma pessoa atenta, pronta para trabalhar com uma grande quantidade de informações e representar os interesses da empresa em outras organizações, poderá executar de maneira correta e confiável as tarefas trabalhistas nessa posição.
