Descrição do trabalho: assistente do chefe da organização

Uma grande organização é muito problemática. O chefe da corporação não chegará a tempo em todo lugar, mesmo com a ajuda de deputados. Para planejar o dia corretamente, para não esquecer nada, para distribuir e controlar o trabalho, o gerente precisa de um assistente. O que um funcionário faz nesta posição, o que ele deve ser capaz e saber?

Gerente assistente: seu papel na organização

Seguindo a lógica do classificador de profissões, aprovado em nível estadual, o assistente do líder pertence à categoria de gerentes, porque supervisiona quase todas as questões relacionadas à competência da primeira pessoa.

Ao mesmo tempo, algumas organizações interpretam a posição de um gerente assistente como administrador, gerente ou secretário: as duas primeiras posições envolvem funções organizacionais e administrativas, a terceira - apresentação e funções de suporte. O classificador de profissões classifica esses tipos de trabalho em várias categorias - especialistas, funcionários técnicos, mas apenas um assistente é classificado como líder.

Como definir os termos de emprego?

Ao contratar um gerente ou secretário assistente, a organização deve determinar o status, os direitos e as responsabilidades desse funcionário, porque os requisitos para o nível educacional, as qualificações e a experiência do candidato dependem disso.

• É suficiente para a recepcionista ter um ensino médio completo, e a etiqueta e as técnicas para trabalhar com o equipamento de escritório do candidato são ensinadas diretamente no local de trabalho.
• O administrador deve ter pelo menos um diploma de bacharel, habilidades organizacionais e caráter enérgico, além de ter alguma experiência de trabalho, dependendo dos requisitos corporativos.
• Um gerente, como representante de profissionais, exige um ensino não inferior a um ensino superior completo; a experiência de trabalho é opcional, mas a empresa define esse padrão a seu critério.
• Assistente Administrativo. Esta posição implica os mesmos requisitos de qualificação que para o chefe: ensino superior completo, experiência de trabalho na especialidade por pelo menos 2 anos. Provavelmente, exigirá características pessoais especiais do candidato e, possivelmente, treinamento avançado.

Para que serve a descrição do trabalho?

O gerente assistente, como funcionário, é obrigado a agir no âmbito de seus direitos funcionais e a desempenhar plenamente as funções prescritas. No entanto, nem mesmo sendo um líder, um funcionário deve cumprir seus deveres de trabalho de boa fé e no prazo.

A ordem de serviço não contém uma declaração detalhada dessas competências e, mesmo no caso de um contrato, a lista de funções nem sempre é completa. Para evitar discrepâncias na determinação dos termos de referência de um funcionário, a descrição do cargo do assistente do chefe da organização deve conter deveres detalhados, os direitos que ele possui e uma medida de responsabilidade por violação do contrato de trabalho, regulamentos internos do trabalho, danos ao empregador, etc.

Gerente assistente pessoal

A descrição do cargo de assistente é modelada em instruções semelhantes para um gerente ou seu substituto, com exceção de algumas das funções prioritárias do planejamento e gerenciamento estratégico. Provavelmente, o assistente também não será instruído a aceitar e demitir funcionários, o direito de dispor dos recursos financeiros da empresa, a emissão de procurações e outras competências que pertencem pessoalmente ao chefe.

No entanto, a lei permite delegar quaisquer funções a um funcionário confiável, desde que ele possua qualificações, conhecimentos, experiência e autoridade suficientes para resolver esses problemas. É importante apenas formalizar corretamente as credenciais do funcionário - por ordem ou procuração.

Ao mesmo tempo, a descrição do cargo do assistente do chefe da empresa deve refletir o trabalho realmente realizado por ele.

Seções típicas

A estrutura da descrição do trabalho é fixada nos diretórios de qualificação do estado e contém todos os requisitos básicos para o funcionário e as nuances do cargo, bem como seu lugar na estrutura organizacional da organização.

A descrição do trabalho "Assistant Manager", como qualquer outro, deve incluir as seguintes partes:

1. Termos gerais. Indica o procedimento de admissão e demissão, subordinação, o procedimento de substituição de um empregado.
2. Funções laborais. Uma das seções mais importantes que precisam ser refletidas em detalhes.
3. Direitos concedidos ao empregado.
4. Limites de responsabilidade por violações.
5. Qualificação, experiência profissional, nível educacional.
6. O que um funcionário deve saber em uma determinada posição.
7. O relacionamento entre ele e outras partes da organização.

As seções indicadas não podem ser cortadas, mas é permitido expandi-las e adicionar os pontos necessários.

Descrição do cargo Assistant Manager: sample

Aprovado por:

Diretor (nome da organização)

assinatura

(NOME COMPLETO.)

data de aprovação

Descrição da vaga "Assistant Manager"

1. Condições básicas

1.1 Categoria profissional "Líderes".

1.2 É aceito e demitido do trabalho por ordem do diretor.

1.3 Submissão: diretamente ao diretor.

2. Funções

Assistente Administrativo:

2.1 Coordena o trabalho dos departamentos, seções e outras divisões da empresa, de acordo com as instruções, resoluções e ordens do diretor.

2.2 Mantém o controle de prazos para a execução de ordens de controle do diretor de unidades estruturais.

2.3 Elabora o plano de trabalho de um diretor para o próximo dia útil e o envia oportunamente à cabeça.

2.4 Organiza e controla o trabalho de escritório na empresa, verifica se há conformidade com os requisitos da lei.

2.5 Fornece contabilidade e registro de todas as procurações emitidas pelo diretor.

2.6 Gerenciar funcionários e controlar os resultados de suas atividades.

Complementar, dependendo das necessidades de uma organização específica e do perfil da posição.

3. Poderes

O gerente assistente tem o direito de:

3.1 Familiarize-se com as decisões tomadas na empresa.

3.2 Participar de reuniões do aparato de gestão.

Complementar, dependendo das necessidades de uma organização específica e do perfil da posição.

4. Responsabilidade

O gerente assistente é responsável por:

4.1 Pelo não cumprimento ou cumprimento inadequado de suas funções estipuladas por esta instrução, ordens e diretrizes do diretor, a legislação atual que rege as atividades da empresa.

4.2 Por controle insuficiente sobre as atividades dos trabalhadores subordinados.

4.3 Para a divulgação de informações com acesso limitado.

Complementar, dependendo das necessidades de uma organização específica e do perfil da posição.

5. Qualificação

O gerente assistente deve ter um ensino superior completo, perfil de experiência profissional de pelo menos 2 anos.

6. Deve saber

A legislação atual, a Carta, o Acordo Coletivo (são especificados quais atos e normas o funcionário deve saber).

7. Interação

É indicado com quem e em quais problemas o gerente assistente está colaborando.

Acordado:

Chefe de Recursos Humanos

Assinatura

(NOME COMPLETO.)

Assessoria Jurídica

Assinatura

(NOME COMPLETO.)

Familiarizado:

assinatura

(NOME COMPLETO.)

Competências específicas do gerente assistente de projeto

Supõe-se que o gerenciamento do projeto seja uma posição temporária, respectivamente, e o assistente assuma certas obrigações até a conclusão do projeto. Suas responsabilidades funcionais dependerão das especificidades e temas do projeto, bem como das necessidades de uma organização específica.

A descrição do cargo do gerente de projeto assistente para funções será mais altamente especializada, mas com cores administrativas e organizacionais. As responsabilidades típicas para esta posição podem ser encontradas no manual de qualificação e, em seguida, refine-as à situação.

As responsabilidades de um gerente assistente em questões gerais são diferentes?

As responsabilidades do Diretor Geral Adjunto e do Diretor Adjunto para Assuntos Gerais serão diferentes. Obviamente, no segundo caso, os poderes serão mais restritos, uma vez que o chefe de assuntos gerais não é responsável por todas as atividades da organização, mas apenas por um setor separado.

A descrição do cargo do gerente assistente em questões gerais é compilada com base nas funções do chefe "assistido". Consequentemente, a base será a esfera de sua responsabilidade e funções.

A descrição do cargo "Assistant Manager", neste caso, é adequada como base; você pode desenvolver isso ao desenvolver novos documentos para os cargos relacionados.