Descrição do cargo de gerente de escritório com funções de secretária: características e requisitos

Mesmo com uma equipe pequena, incluindo apenas o chefe da empresa e seus funcionários, é necessário um funcionário responsável, que seria a força organizadora, capaz de dirigir e controlar o processo de trabalho - essa idéia determina o texto da descrição do cargo do gerente do escritório.

Essa posição exige que o candidato tenha um conjunto de habilidades específicas e educação adequada, além da capacidade de interagir com as pessoas. No entanto, esta lista de requisitos não está limitada a.

Descrição do trabalho

Já na fase de solicitação de um cargo, um candidato pode se familiarizar com um ato regulatório que regula seus direitos, deveres e área de responsabilidade em uma empresa. Esse documento é chamado de descrição do trabalho. É composto por cinco seções principais:

1. Disposições Gerais Eles contêm todas as informações organizacionais: o nome da empresa, o cargo ocupado e a unidade estrutural à qual pertence. Também indica subordinação, o procedimento para preencher uma posição e demissão, bem como requisitos de educação e qualificação.
2. Deveres. Esta seção lista as responsabilidades do funcionário, bem como como implementá-las.
3. Os direitos do funcionário, ou seja, todos os recursos adicionais que contribuem para o desempenho efetivo das tarefas.
4. Uma responsabilidade. De acordo com esta seção, a administração decide sobre a avaliação da qualidade do trabalho, promoção ou multa.
5. O relacionamento. Esta seção governa todas as comunicações com unidades externas e internas que possam surgir do funcionário no processo de exercício de suas funções.

Princípios para escrever descrições de cargo

A base normativa para a preparação de tais documentos é o Diretório de Qualificações dos cargos de gerentes, especialistas e outros funcionários (1998). Durante seu desenvolvimento, foi prestada atenção considerável à descrição do cargo e condições para o empregado cumprir suas funções. As especificidades do trabalho estão incluídas no título do documento, por exemplo, "Descrição do cargo da secretária" (gerente do escritório ou contador principal).

Além disso, se houver duas postagens com o mesmo nome, mas com tarefas diferentes, documentos diferentes devem ser preparados refletindo essas diferenças. As descrições de cargo do gerente de escritório do oficial de pessoal apresentam certas diferenças em relação ao mesmo ato regulatório do secretário.

Requisitos do Office Manager

De uma forma ou de outra, um candidato a um cargo terá que liderar pessoas. Pode ser apenas algumas pessoas em uma pequena empresa ou toda a equipe administrativa de uma grande empresa. Naturalmente, o candidato deve ser um usuário confiante de PC e ser capaz de trabalhar com outros equipamentos de escritório (scanner, impressora ou fax). O gerente do escritório geralmente é um representante da empresa; portanto, um discurso obrigatório e a capacidade de escrever cartas comerciais são um pré-requisito. Muitas vezes, as empresas exigem que esses funcionários conheçam os fundamentos da papelada e do direito do trabalho. A proficiência em pelo menos uma língua estrangeira ainda é uma habilidade desejável; no entanto, ao se candidatar a uma grande empresa, esse já é um dos requisitos obrigatórios.

Em alguns casos, o gerente do escritório deve combinar suas funções com as funções de outros funcionários. Isso leva a um aumento nas habilidades necessárias. Portanto, um gerente de escritório com as funções de contador deve ter uma educação adequada e ter programas especiais.

Responsabilidades principais

Uma descrição típica do trabalho de um gerente de escritório com funções de secretária inclui os seguintes itens:

• processamento de correio, tanto de entrada como de saída; sua redistribuição dentro da empresa;
• controle sobre o momento do cumprimento das obrigações decorrentes de contratos e acordos;
• fazer e receber chamadas;
• trabalhar com clientes e representantes de empresas parceiras;
• monitorar a disponibilidade dos artigos de papelaria necessários;
• manter o equipamento de escritório em condições de trabalho e chamar especialistas em caso de avaria;
• distribuição de tempo dentro do cronograma de trabalho (em alguns casos para o chefe);
• organização de eventos necessários (reuniões, conferências, viagens de negócios, festas corporativas);
• registro de reuniões;
• atualização e reposição de novos conteúdos no site corporativo.

Esta lista inclui apenas requisitos básicos. Outros itens podem ser adicionados de acordo com as especificações do contrato de trabalho concluído. A descrição do trabalho de um gerente de escritório com as funções de um oficial de pessoal, por exemplo, exige que um funcionário mantenha e forneça toda a documentação contábil em tempo hábil ou substitua o chefe do departamento de pessoal em caso de sua ausência.

Responsabilidades Adicionais

Além das funções principais, a descrição do cargo do gerente do escritório contém uma lista de responsabilidades diferentes, que podem variar de acordo com as instruções da empresa. Pode ser necessário que um gerente de escritório trabalhe com autoridades administrativas, ou seja, obtenha permissão para realizar negócios, abra uma filial de uma empresa ou subsidiária etc.

Uma das tarefas mais cruciais é a gestão real da empresa na ausência de seu diretor. Obviamente, isso só é possível se o funcionário se estabelecer como uma pessoa responsável e confiável em quem confiar. Além disso, a descrição do cargo do gerente do escritório geralmente contém uma cláusula sobre a necessidade de elaborar uma procuração geral. Esse documento pode ser necessário, por exemplo, para receber itens de correio de alto grau de importância.

Requisitos informais

Geralmente, as grandes empresas permitem familiarizar-se com a descrição de cargo de exemplo do gerente do escritório para candidatos a esse cargo, para que estejam totalmente cientes da lista de requisitos e responsabilidades.

Mas, mesmo à vista de tais poderes, o solicitante deve entender que continua sendo um dos muitos funcionários da empresa. A este respeito, não se deve esquecer o que não está explicitado na descrição do trabalho. Um gerente de escritório com as funções de secretária deve ser uma pessoa com um delicado senso de tempo para poder distribuí-lo conforme necessário.

Tarefas para organizar o fluxo de trabalho

O requisito mais importante para seu trabalho é a eficiência; portanto, uma pessoa que ocupa essa posição é obrigada a consumir economicamente materiais de escritório, a controlar a quantidade de eletricidade consumida.

Para outros funcionários, o gerente do escritório é responsável quase em pé de igualdade com o chefe. Em virtude disso, ele deve garantir que as condições de trabalho estejam de acordo com os padrões sanitários e regras de segurança aceitos. Por fim, no cumprimento de suas funções diretas, o gerente do escritório obtém acesso a documentos classificados, portanto, um dos requisitos é a assinatura de um acordo de confidencialidade sobre segredos comerciais ou qualquer outra informação que possa prejudicar a posição de mercado da empresa.

Direitos do Office Manager

Obviamente, o desempenho de um número tão grande de funções permite que um funcionário exerça direitos especiais. Eles também são explicitados na descrição do cargo do gerente do escritório. A essência de alguns deles, como a capacidade de acessar informações confidenciais, decorre diretamente da necessidade de cumprir suas responsabilidades profissionais. Outros estão associados a privilégios de poder. Assim, o gerente do escritório tem o direito de exigir do restante dos funcionários que corrija os erros cometidos por eles por negligência nos documentos de produção, estabeleça para eles o tamanho do incentivo ou aplique penalidades a negligentes.

Freqüentemente, o gerente do escritório é o elo entre funcionários e tomadores de decisão. Tal posição lhe permite alcançar melhores condições de trabalho e apresentar desejos coletivos para melhorar a qualidade do trabalho de um departamento em particular e da empresa como um todo.

Características da descrição do cargo do gerente de escritório do departamento de vendas

Os gerentes de escritório são indispensáveis ​​há muito tempo em empresas grandes e não tão grandes, então eles precisam de algumas habilidades especiais para preencher essa vaga. Um caso comum é quando vários gerentes de escritório com funções especiais, supervisionadas por um, trabalham na mesma empresa. Suas descrições de trabalho essencialmente coincidem, mas diferem em um conjunto adicional de funções.

Portanto, se o gerente do escritório trabalha no departamento de vendas, sua descrição do trabalho pode conter itens como:

• busca de novos pontos de venda;
• rastreamento de mudanças na estrutura da demanda;
• preparação de relatórios de documentos sobre vendas perfeitas;
• trabalho direto com o cliente para receber pedidos e seu processamento subsequente;
• trabalhar para informar os clientes sobre possíveis alterações no sortimento de mercadorias e no recálculo de preços;
• organização de reuniões necessárias;
• assinatura de contratos de fornecimento de mercadorias.

Requisitos adicionais podem estar relacionados às especificidades dos produtos oferecidos pela empresa. Se a empresa estiver associada à venda de imóveis, as funções do gerente do escritório poderão incluir a preparação de folhetos informativos e a preparação de documentos específicos.

Responsabilidade do gerente de escritório

No caso de incumprimento de suas funções, ao cometer ofensas, inclusive revelando segredos comerciais, ou realizando outras ações prejudiciais à imagem da empresa, o gerente do escritório é responsável de acordo com as normas dos códigos administrativos, civis e criminais. Se um dano material foi causado à organização, a punição será imposta de acordo com as disposições do código do trabalho.