Vídeo: Secretaria Módulo 4 - Relatório da Secretaria 2024, Julho
Muitas meninas sonham em iniciar uma carreira com o cargo de secretária-referente. Este é um desejo completamente normal e razoável. Só que nem todo mundo pensa no que é necessário para isso (exceto por uma aparência atraente). Mas valeria a pena. Afinal, o referente não é apenas um "rosto bonito" ao lado do líder. Pelo contrário, é um “guia” em todas as questões: uma garota que sabe tudo e é inteligente, que encontra uma saída para qualquer situação. Vamos olhar mais de perto.
O que você precisa para poder fazer
Em qualquer organização, há uma instrução do secretário-referente. Ele contém uma lista (algumas vezes detalhada, outras não muito) de deveres oficiais. Isso inclui habilidades. Uma pessoa que tiver sorte em conseguir um emprego assim deve ser capaz de se comunicar com os clientes, negociar (pessoal e telefone), selecionar e organizar materiais, preparar resumos e muito mais. Ou seja, é claro que essa pessoa deve ter muitas habilidades. Os detalhes dependem da direção da empresa. Assim, por exemplo, é necessário um consultor jurídico para entender os meandros legais. Acontece que essa posição está associada à capacidade de resolver problemas organizacionais. Em outras palavras, o referente é a "mão direita" do líder. Ele está sempre nas asas, ele deve saber tudo o que o chefe precisa para seu trabalho.
Algumas questões profissionais "especiais"
Aqui vale a pena esclarecer um pouco o que geralmente é "escondido nos bastidores". Como o referente é precisamente a pessoa que mais se comunica com o chefe, ele precisa ter algumas habilidades diplomáticas. Por quê? É simples: o líder (especialmente uma equipe grande) não tem tempo para lidar com todas as nuances do relacionamento. Geralmente ele é um homem de trabalho. Quando alguém faz aniversário, quem vai dar à luz, quem tem filhos - isso só lhe interessa em relação aos momentos de trabalho. Todas essas "pequenas coisas" caem sobre os ombros do secretário assistente. Ele é obrigado a dizer ao chefe quando o feriado é para notificar sobre a tensão criada na equipe (se vale a pena prestar atenção). Assim, acontece que primeiro o próprio secretário assistente deve descobrir, filtrar o excesso e depois "carregar" o gerente. Este trabalho não é fácil! Mas isso era do campo dos deveres informais.
Funções principais
Quase todo o trabalho de escritório recai sobre a parte do secretário assistente em pequenas empresas. Em grande parte -. Ou seja, você terá que aprender a escrever cartas, organizar corretamente a recepção e o envio, registro, distribuição (se houver) e assim por diante. É claro que não se pode prescindir do perfeito conhecimento da língua russa. Cartas de erro são o rosto mimado da empresa. Às vezes, é necessário que uma pessoa com conhecimento de línguas estrangeiras trabalhe nessa posição. Além disso, o referente é a pessoa que conecta os funcionários da empresa (ou de seus departamentos) entre si. Suas funções incluem a distribuição correta de fluxos de informações entre unidades estruturais que funcionam em uma grande coisa. O referente é uma profissão bastante complicada, pois é preciso ter em mente muitos detalhes e fatos. Tudo isso é necessário para o líder se sentir confortável, sem se distrair com insignificâncias da linha principal.
Qualidades pessoais
Como o trabalho do referente é baseado em comunicação, ele seleciona uma pessoa comunicativa e sem conflito para a posição. Em qualquer empresa, este é um post "chave". A pessoa que o ocupa exerce grande influência sobre o líder e os colegas. Portanto, a decência é simplesmente necessária. Além disso, o secretário assistente deve ser pontual, inteligente e até criativo. É preciso encontrar uma maneira aceitável de sair de qualquer situação. O revisor pensa em primeiro lugar na "face" do seu empregador e depois em si mesmo. O nível de responsabilidade não é apenas alto, mas global. Nem todo mundo pode lidar com essa carga. Portanto, você precisa pensar cuidadosamente antes de se candidatar a essa posição. O secretário assistente no local de trabalho deve poder colocar seus interesses em segundo plano. No primeiro - tudo o que é necessário para o chefe trabalhar. A propósito, é por isso que na maioria das vezes as meninas ocupam essa posição, pois cuidar do próximo nas mulheres está no sangue.
Informação confidencial
É claro que, com uma comunicação tão estreita, muitos fatos que não devem ser divulgados ao público serão conhecidos pelo referente. Estes não são apenas segredos profissionais e comerciais. Muitas vezes, a secretária, como amiga íntima, recebe informações pessoais e confiáveis. Vale ressaltar que o referente é necessário para poder armazenar informações confidenciais. Essa é uma de suas principais habilidades profissionais.
Que educação é necessária
O chefe tenta escolher um referente, com base na direção da atividade. Ou seja, o requerente deve ter um diploma correspondente ao trabalho da empresa. Além disso, pessoas com formação jurídica são frequentemente selecionadas para esta posição. Isso é conveniente se você costuma concluir acordos, preparar outros documentos. Entre os requisitos mais simples: fluência em todos os programas de computador (escritório), capacidade de imprimir (de forma rápida e competente). Como o referente é, de fato, um consultor, você precisa ter as habilidades necessárias para encontrar informações na Web e offline. Uma pessoa inteligente com uma reação rápida é levada a essa posição com mais frequência do que o titular do diploma “certo”, que não sabe como dominar rapidamente a situação.
Local de trabalho
Tal posição como secretário-referente está agora em quase todos os escritórios. Muitas vezes, é chamado apenas dessa maneira, e uma pessoa desempenha várias funções. Tudo depende do tamanho da empresa, tarefas, número de funcionários. Em algumas empresas, o secretário também desempenha as funções de contador, em outras - advogado e assim por diante. Este é um ótimo começo para uma pessoa que busca crescimento na carreira. Por um curto período de tempo, você pode aprender muitas habilidades, dominar várias profissões, o principal é entender o trabalho da empresa, "tocar" tudo com suas próprias mãos. Mas você precisa "girar" muito rapidamente. Como muitas informações terão que ser processadas no modo de alta velocidade. Mas se tudo der certo, o conhecimento adquirido será suficiente para iniciar uma ascensão independente às linhas que você definir por si mesmo. Mas isso não é de todo necessário. Já que a profissão de referente, se você levar a sério, é interessante por si só. Ela não deixa
corra em uma direção estreita, domine constantemente todos os novos volumes de conhecimento, melhore.
Como obter uma entrevista
Se você decidir lidar com um trabalho responsável, envie um currículo para as vagas disponíveis. Certifique-se de verificar a alfabetização das respostas. Lembre-se de que erros de ortografia reduzirão suas chances de zero imediatamente. O estilo também deve ser restrito aos negócios. Cada uma das suas palavras será cuidadosamente ponderada e deliberada. Então as "provações" começarão. Você precisará dedicar algum tempo para provar que poderá ser um assistente digno do líder. Cada empresa cria seus próprios métodos. No entanto, prepare-se para o fato de ter que conversar com vários funcionários, preparar vários documentos oficiais, atender algumas chamadas telefônicas. Você também deve levar em consideração o fato de que sua aparência será estritamente controlada. Ou seja, eles "examinarão" da cabeça aos pés. Na maioria das vezes, você precisará demonstrar um estilo comercial de roupas (maquiagem, penteado). Também é indesejável a utilização de aromas fortes. Pense sobre cada coisinha! Tudo em você deve ser discreto, mas atraente. Dica: permaneça modesto, mas confiante. Seja esperto, mas não arrogante. Então tudo certamente deve dar certo!
