Gerente de escritório - quem é? Os deveres do gerente do escritório

"Plâncton", "gerentes" - todas essas definições imparciais estão relacionadas ao trabalho dos trabalhadores de escritório. Mas esse trabalho é tão inútil? Gerente de escritório - quem é? Quais são as responsabilidades dele?

Gerente de escritório - quem é?

A profissão de gerente de escritório é frequentemente confundida com a profissão de secretário. Mas ainda há uma diferença entre essas especialidades. Então, gerente de escritório - quem é?

O gerente desta área é um gerente ou administrador de escritório. Regula o trabalho de escritório, sendo um importante elo informativo entre funcionários e superiores, clientes e funcionários, etc.

Quanto mais ativa a atividade de uma organização, maiores os problemas com pequenas questões e documentação organizacionais diárias. Sua implementação e fornece um gerente de escritório.

Ele garante que todos os documentos atuais, bem como as ordens de seus superiores, sejam devidamente executados. Ao mesmo tempo, ordens executivas devem ser comunicadas aos funcionários da empresa dentro do prazo, todas as reclamações dos visitantes devem ser levadas em conta e as propostas dos funcionários devem ser comunicadas às autoridades.

Assim, o trabalho de escritório e a comunicação na empresa caem parcialmente sobre os ombros dos gerentes de escritório.

Local de trabalho e salário

Um gerente de escritório é necessário em qualquer empresa que tenha um escritório, um gerente e pelo menos alguns funcionários. Em pequenas organizações, a lista de responsabilidades de um especialista assim é muito menor do que, por exemplo, em uma grande corporação. Em uma grande empresa, pode haver vários gerentes de escritório e cada um deles é designado ao seu próprio departamento.

Acontece que a demanda por esses especialistas é bastante alta e, possivelmente, continuará a crescer. Mas praticamente não há perspectivas de carreira. Especialmente se, além da administração do escritório, uma pessoa não possui mais nenhuma profissão.

Devido ao fato de as tarefas não serem muito complicadas, a competição por um emprego, pelo menos na Rússia, é bastante alta - 6 pessoas para uma vaga. Ao mesmo tempo, o salário é baixo para os padrões de capital - 27 mil rublos.

Na capital cultural - São Petersburgo - o salário desses trabalhadores é menor em cerca de 5 a 7 mil, e a concorrência é muitas vezes maior. Quanto mais longe da periferia do país, menor o salário e mais candidatos à vaga.

Qualidades pessoais necessárias

Os pedidos recebidos pelo gerente do escritório, em regra, precisam de execução urgente e imediata. Portanto, o requerente deve, antes de tudo, diligência, rapidez e pontualidade. Boa memória e concentração também são importantes.

A pessoa que ocupa esse cargo deve ser amigável e sociável, porque, em algumas situações, atua como representante da empresa na frente dos clientes.

O gerente do escritório deve ter um discurso competente e logicamente estruturado, além de dominar a ética nos negócios, pois muitas vezes está envolvido na organização de negociações comerciais e reuniões corporativas.

Conhecimento útil, como o número de telefone de um bom eletricista ou um serviço de entrega de almoço, também não será prejudicial. De fato, em muitas empresas, a ordem no escritório, bem como a saciedade dos funcionários, também são controladas pelo gerente.

Habilidades essenciais do gerente de escritório

1. O primeiro requisito para esse funcionário é um bom conhecimento do PC e da Internet. Se, além do Word e Excel, o candidato possuir o Photoshop ou o Office Picker Manager, esse é outro motivo para contratá-lo, e não outra pessoa.
2. Alta velocidade de impressão. A capacidade de digitar rapidamente textos é uma das mais importantes para um gerente de escritório.
3. As habilidades em gerenciamento administrativo obtidas em empregos anteriores são necessárias se uma pessoa conseguir um emprego em uma grande empresa.
4. Habilidades de papelada. A documentação é uma das principais responsabilidades desse tipo de especialista; portanto, o conhecimento básico é indispensável.
5. Uso confiável de equipamentos de escritório. Faxes, impressoras, scanners - tudo isso deve ser da competência do gerente do escritório.
6. Competências de comunicação competente e diplomática. O gerente do escritório não deve apenas se comunicar com competência, ele deve ser capaz de resolver situações de conflito, se necessário.
7. Conhecimento de uma língua estrangeira. Em grandes empresas internacionais, o gerente do escritório deve ser fluente em pelo menos inglês básico.

Disposições gerais da descrição do cargo

A posição do gerente do escritório é aprovada pelo CEO da empresa. Em diferentes empresas, isso pode diferir em alguns aspectos, mas em geral suas principais disposições não mudam. É necessário familiarizar-se com as instruções de trabalho antes de assinar o contrato de trabalho, para não reclamar mais tarde que o cumprimento de certas tarefas não fazia parte dos seus planos.

As disposições gerais podem indicar:

• quem é responsável por contratar o gerente do escritório;
• quem tem o direito de liberá-lo de seu cargo;
• a quem o funcionário se reporta;
• quem se reporta ao gerente do escritório;
• quem exerce as funções de gerente de escritório em sua ausência, etc.

Normalmente, os gerentes de escritório se reportam ao CEO. Os administradores do escritório relatam correios, motoristas, produtos de limpeza etc.

Também nas disposições gerais, pode-se especificar qual funcionário com qual nível de qualificação pode ser aceito para a posição descrita.

Deveres diretos

O próximo parágrafo das instruções define os deveres de um gerente de escritório.

Para currículos de vagas de emprego, geralmente os candidatos escrevem em uma coluna separada quais responsabilidades eles desempenharam em um trabalho anterior no escritório. Portanto, o empregador obtém mais informações sobre as habilidades do candidato.

Quais itens podem ser de responsabilidade direta de um gerente de escritório?

1. Supervisão de chamadas telefônicas. O funcionário deve atender às chamadas recebidas, da melhor maneira possível, responder a perguntas dos oponentes e também informar seus superiores sobre as informações que eles pediram para transmitir.
2. Curadoria de documentação. Armazenamento e contabilidade de documentos, controle de correspondência, execução de ordens, etc. - Essas são as responsabilidades diretas do gerente do escritório.
3. Reprodução de documentos. Sob instruções especiais do chefe, o funcionário executa a cópia e duplicação de trabalho.
4. Fazendo cartas, solicitações - ou seja, Correspondência com parceiros, clientes ou fornecedores, a pedido do supervisor imediato.

Os deveres de um gerente de escritório podem incluir pelo menos seis outros tipos de trabalho. Mas em cada empresa, a carga de especialistas nessa categoria é determinada individualmente.

Direitos do Office Manager

Qualquer instrução de um gerente de escritório inclui não apenas deveres, mas também direitos.

1. Para fornecer informações completas. Para executar determinadas tarefas, o gerente do escritório tem o direito de exigir o fornecimento dessa quantidade de informações, inclusive confidenciais, necessárias.
2. Boas propostas de racionalização. Se, para a organização do trabalho de escritório, forem necessárias inovações ou pedidos adicionais do diretor geral, o gerente tem o direito de se oferecer para apresentá-los.
3. Exija condições de trabalho adequadas. Se as funções oficiais não puderem ser executadas devido à falta de condições necessárias, o gerente do escritório poderá exigir que sejam criadas.
4. Aja dentro da competência. Depois de estudar a descrição do trabalho, o funcionário tem o direito de tomar decisões e dar ordens, mas apenas dentro da estrutura de sua competência.

Este é um guia aproximado dos direitos que um gerente de escritório possui. Eles podem ser complementados ou reduzidos, dependendo das especificidades da instituição.

Uma responsabilidade

Gerente de escritório é uma profissão que também envolve alguma responsabilidade. Seu escopo e punição por violação das regras são determinados por cada empregador individualmente. Os pontos mais comuns sobre os quais a responsabilidade é mantida nas descrições de cargo são mais ou menos assim.

1. Por atitude negligente em relação aos seus deveres. A execução prematura de pedidos e qualquer outra negligência é culpa do funcionário, pelo qual é necessário responder.
2. Para a divulgação de informações confidenciais. Nos contratos de trabalho e nas descrições de cargo, você deve ler atentamente as cláusulas sobre confidencialidade das informações. Pela divulgação dela, na maioria das vezes você pode perder o emprego.
3. Por violação de competência. Ações além do escopo de competência do funcionário não são permitidas.
4. Por violação do horário de trabalho, etc. A violação do horário de trabalho, das regras de segurança contra incêndio ou das precauções de segurança também é de responsabilidade do funcionário.

Prós e contras da profissão

Esta profissão tem, como muitas outras, uma série de vantagens e desvantagens. Então, quais são as vantagens de trabalhar no gerente do escritório?

As respostas dos trabalhadores que trabalham nessa frente estão relacionadas, em primeiro lugar, à alta demanda por essa profissão: depois de ganhar alguma experiência nesse campo, não é difícil encontrar um emprego melhor remunerado. Essas habilidades administrativas que são adquiridas no processo de trabalho são relevantes na vida cotidiana. Além disso, trabalhar como gerente de escritório permite desenvolver suas habilidades de comunicação.

Entre as desvantagens está o aumento da carga psicológica sofrida pelos funcionários, porque em um dia útil você precisa resolver muitos problemas diversos. Além disso, os gerentes, além das funções diretas, geralmente carregam os gerentes de escritório com solicitações pessoais e instruções adicionais.

Onde estudar a profissão?

O gerente do escritório que é este é claro a partir do acima. No entanto, onde alguém pode aprender essa profissão?

Não existe um corpo docente especial que prepare gerentes de escritório em nenhuma universidade. Mas muitas vezes o gerente quer que uma pessoa com ensino superior ocupe essa posição. Que tipo de educação será essa nem sempre é importante - o principal é que o candidato se formou na universidade. Nas cidades provinciais, essa posição pode ser adotada mesmo após 9 aulas de educação. Cada empresa decide individualmente qual gerente de escritório é necessário.

Acima de tudo, o empregador estará interessado em outras características do candidato:

• se ele já trabalhou neste campo antes;
• Quão bem versado no computador;
• A papelada sabe;
• Ele fala línguas, etc.

Você não pode descontar as habilidades comunicativas de uma pessoa. Se tudo estiver em ordem de acordo com esses indicadores, as chances de conseguir um emprego aumentam.