Vídeo: O que faz um profissional da qualidade? 2024, Julho
O fluxo de documentos é um componente importante da atividade e um elemento indispensável do gerenciamento de qualquer instituição, organização ou empresa. Os documentos comerciais devem ser adequadamente compostos, armazenados de forma sistemática e otimizada. Com o desenvolvimento da economia, o fluxo de informações e o número de documentos em todas as esferas da atividade humana estão aumentando. Portanto, atualmente, a demanda por uma profissão relativamente nova está crescendo - um gerente de documentos.
Quem é um gerenciador de documentos
Um especialista em documentos é um especialista envolvido no registro e na contabilidade da documentação. Profissões relacionadas são secretária, arquivista, balconista.
Os documentos administrativos da gerência devem ser elaborados adequadamente de acordo com as normas e levados ao conhecimento dos funcionários e, precisamente, daqueles a quem os pedidos foram destinados. Os documentos tendem a estar desatualizados, fora de circulação. Nesse caso, eles devem ser classificados de acordo com os atos legislativos em manutenção de registros e colocados no arquivo. Tudo isso é feito por um gerente de documentos.
As responsabilidades do trabalho de um especialista em documentos podem parecer chatas. Mas isso é apenas à primeira vista. Pelas mãos de um gerente de documentos, especialmente se ele é o único responsável pelo gerenciamento de documentos na empresa, todos os fluxos de informações passam, ele pode acompanhar o trabalho de todos os departamentos e entender os mecanismos de atividade e desenvolvimento da empresa.
Nas grandes organizações, as responsabilidades dos especialistas em trabalhar com documentos são geralmente divididas: design, registro, entrada em um banco de dados eletrônico, controle de execução, armazenamento são realizados por diferentes pessoas e até departamentos inteiros.
O que um gerente de documentos precisa saber
Para elaborar corretamente documentos nos quais as informações são apresentadas de forma concisa, clara e clara, um especialista deve conhecer a finalidade e as formas de compilar todos os tipos de documentos. Para saber como é um documento juridicamente vinculativo, ele deve possuir os princípios básicos da lei.
Como hoje a maioria dos documentos é armazenada em mídia eletrônica e é necessária uma troca de informações por computador, o especialista em gerenciamento de documentos deve entender o software. Ele deve criar bancos de dados eletrônicos e ser capaz de se comunicar com o pessoal que serve sistemas automatizados para criar, armazenar e transmitir documentos.
Para armazenar documentos no arquivo, um especialista deve conhecer certas regras e especificações. Finalidade dos documentos e sua confidencialidade, termos, condições de armazenamento - de acordo com esses critérios, você precisa classificar os documentos no arquivo morto e criar um sistema de pesquisa eficaz.
Responsabilidades da documentação
As responsabilidades do trabalho de um gerente de documentos em uma instituição incluem
- preparação, contabilidade, armazenamento e controle de documentos;
- sistematização do fluxo de trabalho e garantia da movimentação de documentos;
- Organização do fluxo ideal de documentos dentro da organização;
- organização de armazenamento e desenvolvimento de classificadores de documentação;
- triagem, exame de valor e transferência para o arquivo de documentos com validade vencida;
- racionalização da documentação recebida;
- desenvolvimento de formulários e folhas de documentos padronizados;
- criação de bases de documentos com a criação de números e índices de registro e endereços de armazenamento eletrônico;
- preparação de materiais necessários para reuniões, negociações e reuniões.
O principal gerente de documentos desempenha as funções oficiais, de fato, o mesmo, mas com uma parcela maior de responsabilidade, além de atribuir tarefas a funcionários de nível inferior.
Responsabilidades do trabalho de um gerente de documentos em uma instituição educacional
Um gerente de documentos de uma instituição de ensino deve conhecer, entre outros atos legislativos, a Lei da Federação Russa “Sobre a Educação”. Como os jardins de infância e as escolas têm uma equipe limitada, um gerente de documentos combina as funções de secretária, funcionário e funcionário, é orientado pelas recomendações metodológicas para trabalhar com documentos em instituições de ensino (carta do Ministério da Educação da Federação Russa de 02.12.2000 No. 03-51 / 64).
Os deveres de um gerente de documentos em um jardim de infância incluem, entre outras coisas, a preparação de contratos de trabalho com funcionários, a execução de arquivos pessoais e a manutenção de um livro infantil. Ele também trabalha com um balcão de registro militar e mantém a documentação apropriada se houver funcionários responsáveis militares na instituição.
O gerente de documentos complementa as funções oficiais da escola, preparando projetos de documentos administrativos sobre a movimentação do contingente e preenchendo arquivos pessoais, mantendo um livro alfabético dos alunos e levando em consideração as horas de trabalho escolar dos funcionários da escola, processando e processando a transferência dos arquivos pessoais dos alunos para o arquivo.
Instituições de ensino superior conduzem não apenas atividades educacionais, mas também científicas.
Os deveres de um gerente de documentos de uma universidade fazem com que um especialista, pelo menos em geral, entenda o perfil de uma faculdade em particular, porque ele precisa preparar documentos para reuniões e reuniões e manter suas atas e conversas telefônicas em nome do reitor.
Qualidades pessoais de um especialista em gerenciamento de documentos
Atenção é a qualidade mais importante de um especialista no trabalho com documentos. Precisão, escrupulosidade e responsabilidade complementam a lista de qualidades pessoais necessárias para trabalhar com documentos comerciais. Erros nos dados, violação da lei, perda de documentos podem custar muito à empresa ao concluir um contrato ou auditoria de pessoal.
Os volumes de informações com os quais um gerenciador de documentos trabalha exigem boa memória.
Para trabalhar em qualquer campo, ele precisa de perseverança e alfabetização ao trabalhar com documentos e no campo de gestão de pessoas - e habilidades organizacionais, e criatividade e habilidades de comunicação.
Definir os objetivos certos e trabalhar com a estrutura da empresa, as chamadas qualidades empreendedoras, são necessários para o gerente de documentos organizar o fluxo de trabalho e o classificador ideais.
Geralmente, em pequenas empresas, o gerente de documentos trabalha sozinho. Auto-organização, disciplina e autocontrole ajudam a organizar um trabalho eficaz.
Documentos necessários
Uma sólida estrutura regulatória para gerenciamento de documentos requer treinamento. Portanto, ao contratar, é necessário um diploma de uma instituição de ensino superior ou de uma instituição de ensino especial secundária nas especialidades "Documentação", "Suporte à documentação de uma empresa". Existem também especialidades relacionadas: “Suporte de documentação em jurisprudência” ou “Suporte de informações de uma empresa”.
Documentos legislativos e estatutários, administrativos, normativos e de orientação dos órgãos superiores relacionados ao fluxo de trabalho são requisitos gerais para documentos que um gerente de documentos deve conhecer. As responsabilidades do cargo exigem conhecimento, ou pelo menos o básico, sobre os métodos de análise, pesquisa, projeto, implementação e desenvolvimento de sistemas de documentação, sobre o projeto e operação de sistemas de controle automatizados; organização de arquivamento e programação básica.
Vantagens e desvantagens da profissão de gerente de documentos
A profissão de um gerente de documentos é universal. Um diploma e conhecimento na especialidade permitem que o graduado trabalhe em qualquer organização, porque o fluxo de trabalho está em todo lugar. Esta é a principal vantagem da profissão.
A segunda vantagem pode ser considerada a oportunidade de trabalhar como administrador, arquivista, funcionário, secretário assistente, gerente de escritório, gerente assistente e não apenas como gerente de documentos.
A terceira vantagem é que, apesar do trabalho aparentemente rotineiro, o gerente de documentos está no centro dos fluxos de informações na organização e possui quase todos os seus segredos. Às vezes, além da alta administração, ele é o único proprietário desses segredos.
A experiência de trabalho e o espírito empreendedor permitem que o gerente de documentos organize seu próprio negócio para a prestação de serviços de informação, se desejado.
As vantagens da profissão incluem o trabalho no escritório em boas condições, independentemente do perfil da empresa e um horário de trabalho rigoroso.
As desvantagens da profissão documental são a uniformidade e, mais importante, uma grande responsabilidade.
Onde um gerente de documentos pode trabalhar?
Como os gerentes de documentos que receberam educação em seu perfil podem trabalhar com todos os tipos de documentos (contábil, pessoal, científico e técnico), eles podem ser requisitados em várias organizações:
- nas autoridades, locais e estaduais;
- nos órgãos de administração departamental;
- nos serviços de arquivo e documentário de engenharia e design, instituições de pesquisa, na área da saúde, arquivo, biblioteca e museu, estruturas de aplicação da lei;
- em serviços administrativos e departamentos de estruturas comerciais: papelada, administração de escritórios, administração de pessoal;
- no negócio de desenvolvimento de sistemas de informação, consultoria de documentação, auditoria de segurança da informação.
O crescimento da carreira de um gerente de documentos depende do local de trabalho. Em grandes estruturas, ele pode subir para o gerente de assuntos, em pequenas - para o gerente assistente. O auge de uma carreira de gerenciamento de documentos pode ser considerado a preparação de documentos para o governo e o presidente da Federação Russa.
